法律相談を受ける依頼者の文書の整理を見ていると、気がつくことがある。
裁判所から送られてくる文書は、パンチで穴を開けて閉じることが憚られると考えるのか、透明なビニールの袋に入れて保管しているケースがよくある。
しかしこうした保管の仕方では、その文章を見ようとするとビニールの袋から出してページをめくるしかなく、それでは読むスピードが相当に落ちてしまう。また文書にメモをしようとする時も、いちいちビニールの袋から出さなければならず、この点でも効率が落ちる。
紙の文書は、パンチ穴を開けてフォルダーで保管することが効率的であると思う。
次に、フォルダーに綴じるにしてもどのような順序で綴じるのかが問題となる。
複数の人がそのフォルダを使うのであれば、文書を綴じる体系が共有される必要がある。どのような体系で綴じるのかは、その組織の効率に影響してくる。