紙ベースだけであれば、ファイルの体系を作り、外からファイルの保管場所を見て、参加者が共有することができる。
これに対して、電子化された状態が混ざってくると、電子化された状態のものを保管する体系をどこかに作り、参加者がその内容を見て保管場所（フォルダ）に入れる必要がある。
問題は、電子化された文書が、
紙ベースで保管するために作成されたものか、
全員のために作成されたものであるが、当面電子化された状態で保管するのか、
自分だけの当面の必要のためだけに作成されたものか、
などによって、保管方法に乱れが生じることである。
この状態の中で、当面の役割を終えて、不要となるものと、役割を終えたが、記録として保管するものとが出てくる。
この場合、必要度に応じて、保管場所（フォルダ）をきちんとしないと見つけにくくなってしまうだろう。
キーワードだけで文章を探すことも可能だろうが、その場合、ある程度の時間がかかり、体系が明確でないため、全体を把握しにくいという問題がある。
他人と共有する場合はなおさらだが、自分だけで文書を管理する場合ですら、保管場所（フォルダ）がきちんとしないことがあるだろう。
このような管理の手法は、自分1人だけでなく、自分の後継者との間で共有する必要がある。