保管の体系については、これまでそれなりにまとめてきた。
1 紙ベース記録のファイルの体系
2 電子化された状態で作成された文書のフォルダ
しかし、時間が経ち、見直してみると、
1 紙ベースのファイルは、ある程度、物として把握できるために、体系が頭に残っている。
また、文書も、ぺらぺらとめくって見やすい。
これに対して、
2 電子化された文書のフォルダは、作成される文書が多いこともあってか、フォルダの体系は、なかなか頭に残りにくい。
また、文書を立ち上げないと、内容を瞬時に把握しにくい。
このあたりが、紙ベースと電子化された状態のものとの違いとして、意識する必要がある。
これから、電子化された状態のものがさらに増えることを考えると、関係者全員で利用できるシンプルなフォルダの体系を作る必要がある。
キーワードで文書を検索すればよいという考え方もあるだろうが、多様な文書を連続して読み込むことを想定すると、フォルダの体系はあった方が良い。